Digitalisierung mit M365
Ich automatisiere wiederkehrende Prozesse Sie sparen Arbeitszeit
„Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen“ mit Microsoft 365
mehr Ordnung
mehr Zeit
mehr Geld
Eine Vielzahl an Unternehmen, wenn nicht sogar der Großteil der in der D-A-CH Region ansässigen Mittelständler arbeitet zu 8 5% mit Microsoft Office Produkten – nur eben meistens noch nicht in der Cloud. Das heißt aber auch das die besten Funktionen zur Zusammenarbeit überhaupt nicht genutzt werden.
Und genauso entstehen immer noch Tag für Tag umfangreiche Excel Arbeitsmappen, speicherpatz intensive Power Point Dateien werden per Email verschickt und jeder Empfänger, egal ob originär, CC oder weitergeleitet behält sich eine Kopie davon auf seinem „Home Laufwerk“. Täglich werden Word Dokumente mit Präfixen und Suffixen zum Versionsstand, Sprache etc. neu abgelegt und letzten Endes kauft das Unternehmens regelmäßig mehr Speicherplatz zu überteuerten Preisen im Rechenzentrum dazu.
Mit dem Einsatz von Microsoft 365, der Migration von lokalen Dateien in die Cloud und dem konsequenten Einsatz der modernen Kollaborationsplattform spart ein Unternehmen nicht nur Geld sondern schafft auch Ordnung in der meist historisch gewachsenen Dateiablage. Sicher gibt es einiges an Vorarbeit auf Kundenseite zu beachten wie beispielsweise ein aufgeräumtes „Active Directory“ und die „Cloud-Readyness“ der IT Abteilung aber auch hier stehe ich Ihnen mit vier Erfahrung gerne beratend zur Seite.
Was kann ich mir unter Digitalisierung mit Microsoft 365 vorstellen?
Stellen Sie sich vor sie können beispielsweise einen Vertragsdokument, das sie bisher unternehmensintern per E-Mail von einer Person zur nächsten geschickt haben und um Zuarbeit gebeten hatten in wenigen Stunden fertig stellen. Bisher hatten Sie ggf. 1-2 Wochen auf das Dokument gewartet bis jedes Gewerk seinen Anteil geleistet hatte, mit Microsoft 365 können Sie und Ihre Kollegen jetzt in Echtzeit am selben Dokument kollaborativ zusammenarbeiten und sich parallel in einem Livemeeting dazu austauschen und abstimmen.
Weg von papierbasierten Checklisten
Sie wollen weg von papierbasierten Checklisten, die Ihre Mitarbeiter in der Produktion am Schichtbeginn oder Schichtende ausfüllen müssen? Mit der Microsoft Power Plattform ist es möglich das solche Listen der Vergangenheit angehören und diese auch nicht mehr mühselig in ein Excel Dokument eingepflegt werden müssen.
Künftig könnten die Mitarbeiter z.B. die Checkliste auf dem Smartphone oder in Microsoft Teams eingebettet ausfüllen und per Knopfdruck übermitteln.
Eigenes Benachrichtigungs-system
Eigenes Benachrichtigungssystem
In Ihrem Büro wurde nicht richtig sauber gemacht oder etwas ist defekt? Mit geringem Aufwand und etwas technischer Finesse können Sie sich ein eigenes Benachrichtigungssystem für Gebäudereinigung, Haustechnik etc. schaffen und das müßige Warten in einer telefonischen Warteschleife hat sich erledigt.
Mit all diesen Beispielen und noch vielen weiteren Einsatzgebieten ist es möglich Ihre Key-User und Mitarbeiter durch gezielte Anleitung und Schulungen zu befähigen eigene selbst wiederkehrende Prozesse zu automatisieren und dadurch Arbeitszeit einzusparen.
Wie lange dauert Digitalisierung?
Das ist schlichtweg abhängig vom Kunden. Wenn das Unternehmen wie im Fall eines meiner Kunden einen eigenen Fachbereich dafür gegründet hat, geht es definitiv einfacher und schneller voran.
Unternehmen die noch nichts digitalisiert haben, empfehle ich grundsätzlich sich zunächst einen Überblick über die eigene Prozesslandschaft zu verschaffen und dann festzulegen welche der bestehenden Prozesse digitalisiert bzw. in Microsoft 365 abgebildet werden sollen.
Alles weitere folgt danach. Digitalisierung von Unternehmensprozessen ist meiner Erfahrung nach kein Sprint sondern eher als Marathon zu verstehen und erfordert daher etwas Ausdauer.